财务工作中有哪些鲜为人知但好用的Excel技巧？[第一篇]

财务人员需要每天面对大量数据和信息，EXCEL作为帮助财务人员进行数据处理的强大通用工具，提升工作效率。

01 - 快速输入长项目名称

各种公司的名字太长，每天都要用，还不可以用简称怎么办？可以使用自动更正选项，来用短的字符代替要输入的长字符。

从【文件】进入【选项】后，点击【校对】，进入【自动更正选项】，按自己的需求填写。比如我这里设置将“建行”替换为“中国建设银行”，设置好之后，在Excel中输入【建行】，则会自动更正为【中国建设银行】。

02 - 通过下拉菜单输入项目名称

选择成本科目时，数据验证配合名称管理器，再加上公式的组合，制作根据内容可变的下拉菜单，再多的科目都不怕了。接下来我们看看怎么实现吧。

Step1：定义名称

如上图所示，新建名称，在名称管理器，点击【新建】（下图定义的是名称，我可以随意输入），然后输入公式=OFFSET(项目名称!$A$1,,,,COUNTA(项目名称!$1:$1))，然后确定。

这里定义名称，是将数据表中的标题行定义为名称，作为一级下拉菜单。

Step2：设置一级菜单

如图所示，选中类别下面的单元格，在【数据】选项卡下点击【数据验证】旁的小箭头，选择【数据验证…】，允许下面选择【序列】，来源输入【=名称】，名称用快捷键【F3】选择也可以；

Step3：设置二级菜单

在F列【名称字段】下面设置二级菜单，再次设置数据验证，在来源处输入公式=OFFSET(项目名称!$A$1,1,MATCH($E2,名称,0)-1,COUNTA(OFFSET(项目名称!$A$1,1,MATCH($E2,名称,0)-1,100)))（只要数据行数小于100就不会有问题）

本次设置的二级菜单，就是当E列中选择一级菜单之后，F列自动列出预制对应的二级菜单。可以实现快速输入。

设置好之后，最终效果如下：

当我们在E列选择一个列别之后，F列会出现与之对应的二级项目，如图配电箱对应的七个二级项目。

03 - 批量调整薪资

今年公司效益好，老板说给每一位员工上调工资10%，怎么才能快速在Excel中反映这一变化呢？可以利用选择性粘贴替代简单的四则运算公式。

04 - 数值小写转大写

自定义单元格格式虽然可以把数字显示成大写金额，但是对于带小数的就不是这么好用了，而且不能直接复制，还需要利用剪贴板才行。我们还有什么办法可以得到吗？函数啊！TEXT函数可以把数字变成你想要的各种格式。公式很长，不能理解那就直接用吧。

=IF(B2=0,"零",IF(B2>-0.5%,,"负")&TEXT(INT(ABS(B2)),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(RIGHT(FIXED(B2),2),"[dbnum2]0角0分;;"),"零角",IF(ABS(B2)<1,,"零")),"零分","整"))

05 - 科目金额分类汇总

遇到几百行几千行数据汇总怎么办？除了数据透析表我们还有别的方法吗？其实很多时候，我们不需要使用复杂的数据透视表，在现有的表格基础上，就能快速汇总。比如所示，需要快速对每一个销售员的奖金进行汇总，可以这样操作：

提示大家一下，分类字段选择之前大家一定要按这个字段对内容进行排序，不然不会得到我们先不要的结果的。

06 - 快速对系统导出来的金额求和

几乎每个公司都有自己的财务系统，对于财务人员，常规的工作流程是就系统上导出来的数据再使用Excel进行整理分析，但是从系统导出来的金额多数是文本格式，直接用SUM函数求和出错，需要转换成数字格式才可以。

除了财务专业的知识外，这六个Excel技能，可以说是财务人员必掌握的，你觉得还有那些技能也是必备的呢？