创意自由职业者的项目管理技巧



当涉及到项目管理工具时,创意机构有很多选择,但不是每个解决方案都采用综合方法。放置太多不同的系统意味着浪费宝贵的时间在平台之间跳跃。

很难跟踪谁在做什么,哪些项目已经正确计费,以及工作是否真的盈利。

为什么要整合?

考虑一下在您的机构中同时进行的所有流程。在任何给定的时刻,您的团队都可以捕捉潜在客户、向客户发送报价、处理项目或生成发票。

面对如此多样化的流程,传统的时间跟踪和工作流管理软件无法满足需要。然而,当你整合项目的各个方面时,工作开始更加顺畅。您可以在一个地方访问所需的所有信息,而不是使用多个工具。这不仅节省了宝贵的时间,而且确保了管理员、主管和团队成员始终在同一页上。

随着时间的推移,可以应用于未来项目的工作流中开始出现模式,这使得创建和管理过程更加容易。这提高了效率,再加上集成平台中可用的跟踪和分析工具,为扩大客户群和提高盈利能力提供了机会。

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成功的项目管理集成技巧

集成的目标是通过让您的团队完成任务,让您的项目实现目标,从而促进更高效、更有利可图的运营。这需要良好管理实践的坚实基础,并辅以适当的工具来满足您机构的需求。

选择最好的软件

最好的集成软件是任何能够支持您的常规工作负载和您的团队处理最多的项目类型的解决方案。这不仅包括创建项目和分配角色,还包括时间跟踪和发票管理的相关任务。

寻找包含通信工具的应用程序,使团队成员更容易在每个项目的所有阶段保持联系。

设置智能工作流

每个项目都遵循一个合乎逻辑的完成过程,许多项目在过程中的各个步骤都使用相同的工具和流程。记下这些过程,包括每个步骤如何进入下一个步骤,哪些员工或团队处理创建的特定方面,以及可能为提高效率而进行的任何更改。

使用这些信息构建工作流,以便所有团队成员都有一条逻辑路径可以遵循,从而提高生产力并加快项目完成。

利用报告工具

好的项目管理软件包括深度报告,其中显示了有关时间、资源分配和盈利能力的重要细节。通过这些报告,您可以看到:

  • 哪些团队成员是效率最高的员工

定期查看这些报告,以确保将所有可用资源分配到最有用的地方,并且确保不会在超出原始估计范围的项目上浪费任何资源。

创建盈利团队

根据您从报告中获得的见解,您可以更轻松地建立一个合作良好的员工团队,并确定何时需要聘请外部帮助来充实可用人才库。创建团队后,使用项目管理工具设置最后期限、分配任务并共享文件和资源,以完成每项工作。

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促进沟通

只有当所有团队成员都能有效沟通时,集成才会成功。

管理员必须与主管对话,主管必须与其团队保持持续联系。项目管理解决方案通过将项目的所有重要信息集中在一个中心、易于访问的位置,在这方面提供了广泛的好处。

团队成员可以查看和管理作业,将任务标记为已完成,上载相关文档,并从软件的主门户向其他人发送消息。主管和管理员可以对每个项目的进展情况进行鸟瞰,并在需要时进行更改。

主动计费

真正的一体化项目管理包括创建和管理发票的解决方案。发票工具可以访问初始报价中的信息和每个项目上花费的实际时间,以生成可直接发送给客户的准确品牌发票。可以从管理员仪表板查看付款历史记录,使您可以查看哪些发票仍在等待处理,哪些客户已付款,以及谁有延迟付款的趋势。

便于移动

您的项目管理解决方案应该有一个在多个移动平台上工作的相关应用程序。这使您可以利用您的团队,无论他们在哪里,并在旅途中管理项目。

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随着所有信息的实时更新,办公室的团队成员可以立即看到变化,并基于他们的移动同事正在进行的工作。如果客户会议的结果改变了需要处理项目的方式,则可以立即更正细节,这样就不会浪费宝贵的工作时间,等待将信息带回机构。

与客户保持联系

一些集成项目管理平台有专用的门户,允许客户查看数字校样,并在与每项工作相关的信息中添加注释。不需要打电话或发电子邮件,项目进展得更快,客户也很喜欢被提供一种控制因素。

当您在实施综合项目管理战略时牢记这些注意事项时,您就为更高效的机构奠定了基础。全面整合增加了项目花费的时间,加快了周转时间,减少了延迟付款的情况。你会有一个更满意的团队,更快乐的客户和更大的增长潜力的机构作为一个整体。

来源:https://speckyboy.com/project-management-tips-creative-freelancers/

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